Zamanı Etkin Kullanma Sanatı ve Zaman Yönetimi Nedir?

Sabit ve soyut olmasıyla bilinen zaman, aslında insanoğlunun zihninde şekillendirdiği kavramlardan biri. Geri alınamayan, değiştirilemeyen ve durdurulamayan zamanı planlamak ise gününü ve geleceğini verimli geçirmekle yakından ilgili. Gün içinde vaktini etkin kullanmak, öncelik vermen gereken işleri belirlemek ve önemli konulara odaklanabilmek demek.

Zaman yönetimi, kısa tanımıyla gün içinde belirli faaliyetlere ne kadar zaman harcanacağını planlama ve kontrol etme sürecidir. Zamanı etkin yönetmek bireyin daha kısa sürede daha fazla işi tamamlamasını sağlar, üzerindeki stresi azaltır, eğitim ve kariyer başarısına katkıda bulunur. Sen de zamanını etkili bir şekilde yönetme yeteneğini geliştirerek hayatına daha fazla verimlilik ve üretkenlik katabilir ve yaşamda başarı merdivenlerini daha hızlı çıkabilirsin. Peki, zamanı etkin kullanmak için neler yapılmalı? Bu yazımızda bir gününü planlaman için bilmen gereken tüm detayları bulabilirsin. Diğer blog içeriklerimiz için buraya tıklayabilirsin.

Zamanı Etkin Planlamanın Faydaları Nelerdir?

Zamanı etkin kullanmak gün içinde yapman gereken görevleri daha rahat organize etmene ve önceliklendirmene yardımcı olabilir. İşte günlük hayatta vaktini doğru değerlendirmenin faydaları:

• Kaygıyı Azaltır: Gün içerisinde kendin için bir görev programı hazırlamak ve bunu takip etmek kaygı ve stres gibi negatif hislerin önüne geçer. “Yapılacaklar” listendeki ögeleri sırayla işaretlerken görevlerin konusunda somut bir ilerleme kaydettiğini görebilirsin. Böylece gün içerisinde sorumluluklarını yerine getirip getirmediğin konusunda endişelenmez ve daha sakin hareket edebilirsin.
• Daha Fazla Vakit Kazanırsın: İyi zaman yönetimi sana günlük yaşamında fazladan vakit kazandırır. Zamanı etkili bir şekilde yönetebilen kişiler, hobilerine veya diğer kişisel uğraşlara ayıracak yeterli zamana sahip olur ve bunun keyfini çıkarabilir.
• Daha Çok Fırsat Yakalarsın: Zamanı iyi yönetmek, gün içerisinde daha çok fırsat yakalamana ve yeni işleri de planlamana dahil edebilmene olanak tanır. Bu durum sana gün içerisinde daha verimli saatler geçirme ve daha çok iş yapabilme şansı sunar.

Zamanı Doğru Bir Biçimde Kullanmak için İpuçları

Bir gününü en iyi biçimde organize ederek günlük rutinine verimlilik kazandırabilir, kendine ve ailene yeterli vakti ayırabilirsin. Bunun için aşağıdaki ipuçlarına hemen göz at:

Dikkatini Dağıtmaktan Kaçın

Günlük yaşamda birçok insan, hızlı ve dikkat dağıtıcı unsurlarla fazlaca vakit kaybeder ve zaman yönetimi becerilerini geliştirmek konusunda yetersiz kalabilir. Örneğin evden çalışanlar, telefon sesi, mesajlar ve evde yaşanan konuşmalar gibi dikkat dağıtıcı ögelerin çokluğu nedeniyle ofiste çalışanlara kıyasla işe konsantre olmakta zorlanabilir. Bu da kişinin farkında bile olmadan gün içerisinde ekstra vakit kaybetmesine sebep olur.

Dikkatinin dağılmasını önlemenin en kolay yolları arasında telefonunu bir kenara koymak, bildirimleri kapatmak, evden çalışıyor olsan bile kendine bir çalışma masası ve alanı belirlemek bulunur. Bunun yanında aile üyelerinden veya iş arkadaşlarından işle ilgili olmayan konularda seni rahatsız etmemelerini rica etmek de iş akışını daha kolay yönetmene yardım eder.

Hayır Demeyi Öğren

İş hayatında çalışan çoğu kişi, başkalarının üzerinde iyi bir izlenim bırakmak, işe olan bağlılığını sergilemek ya da “hayır” dememek için gereğinden fazla sorumluluk üstlenir. Çok sayıda görev ise iş verimliliğine zarar verebilir. Aslında bu konuda yapılması gerekenler oldukça basit.

Hangi görev ve sorumlulukları kabul edeceğin konusunda kendine bir sınır belirlemek, zamanını doğru yönetmene ve en önemli görevlere konsantre olmana katkı sunar. Böylece en acil görevlere odaklanabilir ve daha üretken çalışabilirsin.

Öncelikle gün içinde ne kadar görevin üstesinden geleceğini belirleyerek işe başla. Ardından bu sınırı geçen herhangi bir iş yükünü üzerine almadığından emin ol. Eğer patronuna veya iş arkadaşlarına yardım edemediğin için kendini kötü hissediyorsan onlara bekledikleri kaliteli işi yapmak için zamanın olmadığını söyleyebilirsin.

Zaman Yönetimi Uygulamalarını Kullan

Önceden planlanmış görevlerin ve toplantıların hatırlatıcılarıyla uğraşarak sürekli bir şeylere yetişmeye çalışmak iş akışını olumsuz etkileyebilir. Bu konuda teknolojinin yardımını almaya ne dersin? Son yıllarda iş hayatında sıkça tercih edilen zaman yönetimi uygulamalarını kullanarak gün içerisindeki her şeyi kolayca organize edebilir ve farklı görevler için zamanını takip edebilirsin.

Rescuetime gibi zaman yönetimi uygulamaları bir işe odaklanman gerektiğinde odaklanma modunu kullanmana izin vererek dikkat dağıtıcı unsurlara maruz kalmanı önler. Uygulama sayesinde ne kadar etkin çalıştığını öğrenebilir ve verimliliğini önemli ölçüde artırabilirsin. Ayrıca

Toggl, Track gibi zamanı izleme uygulamaları ise herhangi bir görevi tamamlamak için ne kadar vakit harcadığını sana gösterir.

Gün Sonunda Plan Yap

Yoğun çalışanlar için her bir iş günü genellikle zorlu bir mücadele gibi geçebilir. Eğer her sabah o gün için neye öncelik vereceğini bulmaya çalışan ve e-postalarını gözden geçiren bir çalışansan bu konuda pratik yöntemler geliştirebilir, iş yetiştirme kaygını azaltabilirsin.

Artık sabahları güne hangi işle başlaman gerektiğini bulmaya çalışmak yerine her çalışma gününün son beş dakikasını bir sonraki iş gününe hazırlanmak için harca. Bu, çalışma motivasyonunu artırabilir çünkü daha her iş gününde tam olarak ne yapmak gerektiği konusunda kendini rahat hissedersin. Ayrıca her gün en önemli işleri bitireceğinden emin olabilir, hiçbir önemli işi atlamadığını görebilirsin.

Önceliklendirme Yap

Günlük rutininde yapmak gereken iş ve sorumlulukları önem ve aciliyetine göre önceliklendirmeye çalış. Örneğin, günlük görevlerine detaylı bir biçimde bak ve aşağıdaki başlıklara göre konuları sıralandır:

• Önemli ve acil: Bu görevleri hemen yap.
• Önemli ama acil değil: Bu görevleri ne zaman yapacağına karar ver.
• Acil ama önemli değil: Mümkün olduğunca bu görevleri başkasına devret.
• Acil değil ve önemli değil: Bu işleri daha sonra yapmak üzere bir kenara ayır.

Bu görev planlamasına sadık kalarak hem tüm acil ve önemli işleri gerçekleştirmiş olur hem de zaman yönetimini en doğru şekilde gerçekleştirebilirsin.

Görevler Arasında Mola Ver

Gün içinde işlerinle meşgul olurken uzun süre aynı görev üzerinde çalışmak odaklanma ve motivasyon kaybı gibi olumsuz durumlarla sonuçlanabilir. Mola vermeden çok sayıda görev yapmak bitirilmesi gereken işlerini de ötelemene neden olabilir. Hem zihnini boşaltmak ve hem de kendini yenilemek için görevler arasında biraz boş zaman bırakabilir, kısa molalar verebilirsin. Çay/kahve molası, kısa bir yürüyüşe çıkmak veya meditasyon yapmak mola sırasında gerçekleştirebileceğin bazı aktiviteler arasında.

Çoklu Görev Yapmaktan Kaçın

Çoklu görev yapmak yani aynı anda birden fazla işle uğraşmak birçok işi aynı anda hallediyormuşsun gibi gelse de aslında beynini fazlaca yorman demektir. Beynini işler arasında hızlı geçişler yapmaya zorlayarak görevlere konsantre olmakta güçlük çekebilir ve işlere daha fazla zaman harcamak zorunda kalabilirsin. Çoklu görev ve sorumluluklar yerine her defasında bir işi üstlenerek çalışmayı hedeflemek beynin iş akışına daha rahat uyumlanmasına ve işe gerçek anlamda odaklanabilmeye destek olur. Böylece yapacağın işteki detayları daha iyi görebilir, işin gerektirdiği analiz ve çıkarımları daha hızlı şekilde gerçekleştirebilirsin. Bu şekilde zaman tasarrufu elde etmek ve daha verimli çalışmak da mümkün olur.

Sen de zamanı etkin yönetmek ve gününü doğru bir biçimde planlamak için yukarıdaki önerileri değerlendirmeyi dene. Gün içinde vaktini etkin şekilde kullanarak iş ve sorumluluklarını tam anlamıyla yerine getirebilir ve üretkenliğini artırabilirsin.

Zaman Yönetimi uygulamalarına ise buradan ulaşabilirsin.